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Verfahrensdokumentation

Verfahrensdokumentation

Die Digitalisierung macht auch vor der betrieblichen Buchhaltung nicht halt. Die deutsche Finanzverwaltung hat schon 2014 neue Regelungen für die elektronische Buchführung und Belegerfassung erlassen, und zwar in Form der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD), welche 2019 aktualisiert wurde. 

Alle Steuerpflichtigen, die Bilanzen oder Einnahmenüberschuss- rechnungen (EÜR) erstellen, müssen die GoBD beachten, sofern sie unternehmerische Prozesse EDV- gestützt abbilden und ihre Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten teilweise oder ganz in elektronischer Form erfüllen. Dabei gelten die GoBD ganz unabhängig von der Betriebsgröße. Buchführungsrelevante Systeme sind in diesem Kontext sowohl das Hauptbuchführungsprogramm als auch Nebenbereiche wie etwa die Anlagen- oder Lohnbuchhaltung. Zudem werden elektronische Archivsysteme sowie elektronische Zeiterfassungssysteme von den Regelungen der GoBD erfasst, wenn sie buchführungsrelevante Daten liefern.

Ein wichtiger Teilbereich der GoBD ist die Verfahrensdokumentation, in der insbesondere alle relevanten IT-Prozesse dargestellt werden müssen.

Das heißt, Sie werden von der Finanzverwaltung verpflichtet, sämtliche rechnungslegungs- sowie steuerlich relevante Prozesse, Kontrollen und Verfahren Ihres Unternehmens zu dokumentieren. Und dabei möchten wir Sie unterstützen.

Melden Sie sich bitte direkt bei Ihrem L+P Steuerberater, um alle Details für Ihre individuelle Verfahrensdokumentation zu prüfen. 

 

Benötige ich eine Verfahrensdokumentation? 

Ganz klar: JA.  

Eine Verfahrensdokumentation muss jeder Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften im Sinne der §§ 5, 4 Abs. 1 EStG erstellen und bei Fragen der Finanzbehörden schriftlich vorlegen können.

Also: Egal ob Großkonzern, Mittelständler, Einzelunternehmer oder Freiberufler ohne Mitarbeiter. 

 

Staatliche Förderung

Wir können für das Erstellen Ihrer Verfahrensdokumentation für Sie staatliche Unterstützung über die BAFA-Beratungsförderung beantragen.

 

So gehen wir die Verfahrensdokumentation gemeinsam an

Zentrale Grundsätze der GoBD bezüglich der elektronischen Buchführung sind

Die Verfahrensdokumentation ist erforderlich, um die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit zu erfüllen. Mit ihr müssen alle Vorgehensweisen sowie Systeme und Programme im Einzelnen dargestellt werden, mit denen Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit erreicht werden (soll).

Kurzum: Wir dokumentieren Ihre betrieblichen Prozesse, damit diese von Dritten (bsp. Betriebsprüfer) innerhalb angemessener Zeit nachvollziehbar sind. 

 

Aufbau und Inhalt einer Verfahrensdokumentation

Allgemeine Beschreibung

 

Anwenderdokumentation

 

Technische Systemdokumentation

 

Betriebsdokumentation

 

Ändert sich etwas an Ihren Abläufen, den Systemen oder Verfahren, die Sie einsetzen, müssen Sie GoBD-gemäß alle Neuerungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentieren. Denn nur so können diese von Dritten nachvollzogen und geprüft werden.

 

Warten Sie nicht und sprechen Sie uns an, damit wir gemeinsam eine schnelle und rechtssichere Lösung rund um das Thema „Verfahrensdokumentation“ für Ihr Unternehmen entwickeln können.

 

Hier geht's zum L+P Merkblatt zur Verfahrensdokumentation